第一章 总 则

第一条 为了加强上海立信会计金融学院（以下简称“学校”）重大活动和突发事件档案科学管理，确保档案完整、安全与有效利用，更好地服务和推进学校治理体系和治理能力现代化，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《重大活动和突发事件档案管理办法》等相关法律法规，结合我校档案工作实际，制定本办法。

第二条 本办法所称重大活动是指学校组织举办的、对党和国家、行业、地方和学校具有重大意义或者重要国际影响的会议、会展、赛事、纪念、庆典等大型活动；突发事件是指突然发生，造成或可能造成严重社会危害，需要采取应急处置措施予以应对的自然灾害、事故灾难、公共卫生事件、社会和学校安全事件。

第三条 本办法所称重大活动和突发事件档案，是指在学校举办重大活动和应对突发事件过程中直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第四条 重大活动和突发事件档案工作应当遵循统一领导、分级管理、分类实施、统筹协作的工作原则，维护档案完整与安全，推动档案利用与开发，为经济社会发展和突发事件应对活动提供文献参考和决策支持。

第五条 学校要加强对重大活动和突发事件档案工作组织领导，建立健全工作制度，保证档案管理做到收集齐全完整，整理规范有序，保管安全可靠，鉴定准确及时，利用简捷方便，开发实用有效。

第六条 重大活动和突发事件档案管理工作所需经费列入学校预算。重大活动和突发事件档案的数字化工作所需经费应当纳入活动经费预算或保障措施。

第二章工作职责

第七条 重大活动和突发事件的办理或应对部门，或者专门设立的临时机构（以下统称责任部门），应当制定重大活动和突发事件档案工作方案，明确负责档案工作的人员，按照工作程序和要求形成归档文件材料，负责相应档案的收集、整理和保管，并按规定向负责档案事务的职能部门移交。

第八条 学校档案工作领导小组负责重大活动和突发事件档案工作统筹协调。在档案工作领导小组的统一领导下，按照“谁主管、谁负责、谁实施、谁担责”的原则，各责任部门承担档案的归档管理职责。

第九条 负责档案事务的职能部门负责监督、指导学校重大活动和突发事件档案管理工作，负责建立工作清单、接收征集、集中保管和编研开发并提供利用。根据工作需要，可提前介入并采取拍照、录音、录像等方式直接形成重大活动和突发事件档案。

第十条 负责档案事务的职能部门和责任部门应当建立统筹协调、分工负责的工作机制，完善工作情况通报制度，协同推进重大活动和突发事件档案工作。负责档案事务的职能部门按照法定职权和程序对重大活动和突发事件档案管理工作进行监督检查，责任部门应当配合。

第十一条 责任部门为一个的，档案归档工作由该部门负责；责任部门为两个以上的，由承担主要工作的部门负责，其他部门协助，并及时整理本部门在活动中形成的档案向主办部门移交。责任部门为临时机构的，由临时机构负责。

第十二条 对在重大活动和突发事件档案工作中做出突出贡献的单位或者个人，按照国家有关规定给予表彰、奖励。单位或个人存在违法违纪行为的，应当由档案主管部门、有关单位依法依规予以处理。

第三章 管理要求

第十三条 重大活动和突发事件档案工作实行清单管理制度。负责档案事务的职能部门协助指导责任部门建立重大活动和突发事件档案工作清单，明确档案处置要求。

第十四条 重大活动和突发事件档案一般与责任部门履行其他职能形成的档案进行统一管理，按照相应门类档案整理规则对文件材料进行组件（卷）、分类、排列、编号和编目等，并按要求及时归档。确有必要的，可以设立专题进行管理；不论是否设立专题进行管理，都应当建立专题目录。

第十五条 责任部门应当在重大活动和突发事件应对工作结束后一个月内，将档案移交负责档案事务的职能部门保存。责任部门为临时机构的，应当在临时机构停止工作前向负责档案事务的职能部门移交。责任部门应当对移交进馆档案进行开放审核，并在移交时附具意见。

第十六条 负责档案事务的职能部门应当建立征集制度，通过接受捐献、购买、代存等方式征集档案，充实重大活动和突发事件档案资源。向负责档案事务的职能部门捐赠、寄存档案的单位和个人，可以对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见，学校和负责档案事务的职能部门应当维护其合法权益。

第十七条 重大活动和突发事件档案涉及的声像、实物、电子文件的收集和归档工作分别按照学校相关管理制度执行。

第十八条 负责档案事务的职能部门应当按照国家有关规定配置适宜档案保存的库房和必要的设施、设备，确保档案的安全；采用先进技术，实现档案管理的现代化。

第四章 归档范围及保管期限

第十九条 重大活动和突发事件主要包括但不仅限于以下内容：

（一）上级领导来学校视察、考察、调研活动；

（二）国内外各界知名人士、友好团体的参观、考察、访问、讲学、接受名誉职务、捐赠等重要活动；

（三）上级部门对学校各项工作的考核、评估、验收活动；

（四）学校领导参加的重要国内外公务活动；

（五）学校召开的各类重大会议（如党代会、教代会等）和举办的全校性活动（如校庆）；

（六）学校、学院等举办重大事件、重大纪念日、重要人物为主题的纪念和庆典活动；

（七）重大项目开工、奠基、落成（竣工）典礼、揭牌仪式；

（八）由学校、学院等承办的大型的、有重要影响力的国际、国内学术会议、与地方政府的合作活动等；

（九）各类由学校组织的或代表学校参加的全国性、国际性竞赛、会展等活动；

（十）学校应对严重自然灾害、生产事故、公共卫生事件和社会安全事件活动；

（十一）学校举办的其他具有重大影响或者较大规模的活动和具有一定社会影响的事件。

第二十条 责任部门应当将重大活动和突发事件中形成的下列文件材料纳入收集范围，做到应收尽收、应归尽归：

（一）领导指示、批示，机构成立及分工文件材料，工作制度、预案、方案、报告、报表、简报、总结，会议材料，奖惩材料，大事记、宣传报道，各单位按照分工或职责形成的其他文件材料；

（二）照片、录音、录像；

（三）业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体信息；

（四）印章、题词、活动标志、证件、证书、纪念册、纪念章、奖杯、奖牌、奖章、奖状、牌匾、锦旗等实物档案；

（五）其他具有保存利用价值的文件材料。

第二十一条 学校重大活动和突发事件档案的保管期限为永久保存。

第五章 档案利用与开发

第二十二条 重大活动和突发事件档案的利用按照学校档案利用规定和流程执行。涉及国家秘密的档案利用应当同时符合保密相关规定。

第二十三条 负责档案事务的职能部门应当积极运用新技术、新手段，不断提升信息化管理水平，通过编制检索工具、建立检索系统、建设信息共享平台等方式，为重大活动和突发事件档案利用创造条件。

第二十四条 负责档案事务的职能部门应当积极推进利用工作，按照国家规定向单位或个人提供档案利用。责任部门利用已移交档案的，负责档案事务的职能部门应当予以优先保证。

第二十五条 负责档案事务的职能部门应当加大对重大活动和突发事件档案资源开发力度，通过档案编研、陈列展览等形式，充分发挥档案价值，并为重大活动和突发事件应对提供决策参考。

第六章 附 则

第二十六条 本办法由负责档案事务的职能部门负责解释。

第二十七条 本办法自公布之日起开始施行。